Es primordial tener una fuente de ingresos de negocios, también, saber qué tipo de productos o servicios ofrecemos, sus cantidades y sus respectivos precios. De igual manera, es importante conocer a los clientes que se atienden junto con sus volúmenes de venta o si tienen contratos a futuro.
Si tu negocio no cuenta con contratos fijos de venta, es vital tener un registro diario, que indique los servicios o productos, para saber las cantidades de venta constante.
Una vez realizado lo anterior (recomiendo cifras de los últimos 2 o 3 años), toca realizar un análisis de cómo serán las ventas durante los siguiente días, meses, incluso el resto del año. Las habilidades y conocimiento de los colaboradores, tanto de la empresa como del sector, son importantes para este trabajo. Hay que considerar a nuestra competencia. La coyuntura ha afectado a todos y, por ende, cambiarán sus estrategias para adaptarse, sobre todo aquellos que cuentan con productos terminados o con materia prima almacenada.
También debemos tener en cuenta que nuestros clientes están pasando por la misma situación que nosotros. Hay que considerar que quizás ellos puedan restringir sus compras que no sean prioritarias (bienes o servicios no vitales o urgentes). Adicionalmente, hay que asegurarnos si nuestros proveedores podrán atendernos en cantidades, precios y tiempos adecuados para nuestros tiempos de producción y atención.
Luego de completar todos los pasos hasta aquí, la estimación se podría hacer mucho más fácil.
Lo más recomendable es hacer un análisis de sensibilidad. Por ejemplo, sobre las ventas históricas habrá que ajustar para la baja entre un 5%, 10% y 15% y pensar en los cambios que deberíamos hacer para reducir la producción o la prestación de servicios. Hay que tomar en cuenta el inventario de productos terminados y de materia prima, para priorizar la venta y no perder mercadería.
Para entrar más a detalle en esta estimación, será importante revisar la lista de productos y de clientes. Si hablamos de productos, habrá que observar los de que tienen mayor rotación o venta y priorizarlos en la producción (sobre todo los de próximo vencimiento en caso de venta). Este proceso se repite con los servicios y los recursos que usamos para brindarlos.
En el caso de los clientes (cuando estos son recurrentes o con contratos), habrá que replantear con ellos los ajustes necesarios en la demanda futura inmediata y de las siguientes semanas y meses. Debemos considerar que se encuentran en las mismas condiciones que nosotros y tomarán las mismas medidas.
En este punto es muy probable que se entre en la discusión de si se ajustan los precios (para abajo), se hacen ofertas o descuentos. Si se quieren flexibilizar las condiciones de pago (extensión de los plazos que ya existían), debemos saber cómo serán las siguientes semanas de la manera más detallada posible.
Si no cuentas con clientes recurrentes, habrá que estimar cuál sería la demanda, tomando en cuenta a la competencia y el tipo de productos y servicios que ofrecemos. Esto es más complejo y es mejor ser prudente; recomiendo ajustar porcentualmente hacia abajo, considerando si nuestros productos o servicios son prioritarios o de primera necesidad. De lo contrario, lo más probable es que no sean demandados. Es mejor no arriesgarse si no generarán ingresos.
Luego de haber estimado los ingresos ajustados, debemos poder estimar qué recursos e insumos, materia prima y/o personal necesitamos para atender esta nueva demanda (seguramente menor a lo que era antes), para los días inmediatos, semanas y meses. Considera que todos harán lo mismo y que nuestros proveedores deberán hacer al igual que nosotros la misma estimación de la demanda, por lo que es importante lograr llegar a tiempo a nuestros proveedores e indicarles nuestra demanda futura (inmediata y de las siguientes semanas y meses). Esto también evitará que nuestros proveedores suban sus precios por exceso de demanda y tengan que priorizar sus atenciones a quienes puedan pagar más.
Es importante ajustar las estimaciones de los ingresos para poder definir qué recursos, insumos y demás serán necesarios y definir las nuevas políticas de precios, ventas (descuentos y similares) y condiciones de pago, ya que estos serán requeridos por nuestros clientes y posiblemente proveedores.
