Ya que hemos ajustado los ingresos y nuestros procesos de producción de bienes o uso de recursos para nuestros servicios, debemos enfocarnos en los costos y gastos en los que incurrimos para poder operar.
A nivel de costos y gastos tenemos los denominados fijos y los variables (y sus variantes: semi fijos o semi variables). Es necesario conocer esta diferenciación para poder considerar los ajustes y ahorros que se pueden generar. Así evitamos una estimación o proyección para los siguientes meses con errores ocultos (por ejemplo, confundir un costo fijo con un costo variable).
Primero hay que definir los términos: costos y/o gastos fijos son los que no se mueven ante ajustes de producción o la prestación de un servicio. Ejemplos de estos son el alquiler de un local y oficina, los sueldos (la parte fija en el caso de ventas) y algunos servicios como telefonía o internet.
Por otro lado, los costos y/o gastos variables son los que sí se alteran con existe alguna variación o en la producción o la prestación de un servicio. Un caso común son las materias primas, insumos, o recursos para prestación de un servicio, como la gasolina o el número de comisiones en el caso de los vendedores.
Lo ideal (si es que la contabilidad no lo detalla), es identificar por separado los costos (producción) y gastos (ventas y administración) y de ser posible listarlos de mayor a menor. Luego de hacer la relación debemos identificar qué costos y/o gastos fijos y variables.
Es importante identificar cómo varían las cantidades al variar el volumen de ventas. Es decir, si para producir un determinado producto, es necesario usar uno, el doble o la mitad de mis insumos. Debo saber calcular cuánta materia prima voy a necesitar. Quiero hacer mención aparte para los gastos variables. En este caso, si se quiere estimar las comisiones de venta, por ejemplo, se calculan en función proporcional de las ventas.
Para el caso de los costos y/o gastos fijos, debemos tener en cuenta el importe en dinero y las cantidades, para mantener la operación funcionando. No es complicado tener el importe de los alquileres o las planillas, o en algunos casos los servicios.
Un dato vital: no perdamos de vista el cumplimiento de nuestras obligaciones tributarias. Recordemos que por determinación de la SUNAT, parte de los pagos deben considerar la retención, detracción o percepción, sobre todo por las fechas involucradas.
Una vez identificados los costos o gastos fijos, hay que ver cuáles se pueden ajustar. Busca negociar un ajuste hacia abajo en el pago de alquileres o en algunos servicios no esenciales (cable, diarios o revistas). A la par, busquemos soluciones acordando con nuestros proveedores medidas temporales, siempre y cuando esto tenga un impacto significativo en ahorros. Recuerda que ellos también querrán mantenernos como clientes y evitar que la cadena de pago se rompa.
Para el caso de las planillas, siempre que las partes se pongan de acuerdo, el empleador puede acordar con el empleado un ajuste hacia abajo de las remuneraciones (inclusive la parte variable). Esto funciona siempre que todos estén de acuerdo y el ajuste sea para todos (desde posiciones de dirección). El ajuste puede ser temporal o permanente.Luego de haber revisado los principales costos y/o gastos, nos queda por revisar el resto de gastos. Hay que analizar cuáles pueden dejarse de lado de manera temporal, así como se debe revisar a fondo todos aquellos que no son estrictamente necesarios. Nuestro objetivo es buscar ser más eficientes para situaciones de crisis como la que nos está tocando vivir.
