Hasta este apartado hemos identificado nuestras ventas futuras y estimar nuestros resultados. Al elaborar ratios e indicadores de operación, monitoreamos el crecimiento de nuestra empresa. Ha sido un gran avance.
Ahora nos falta quizá la parte más importante en este momento de crisis, elaborar el flujo de caja. Un negocio puede tener utilidad, pero eso no necesariamente significa que haya generado caja (mayor cantidad de dinero en la cuenta del banco).
Vamos a utilizar los mismos datos con los que trabajamos el presupuesto proyectado, aunque agregando algunas consideraciones adicionales que nos permitirán estimar cuánto es lo que podremos cobrar y pagar en los próximos meses.
Tomemos las ventas proyectadas por producto, servicio y cliente con sus respectivas cantidades y precios. Consideraremos los días de cobro promedio y los acuerdos con nuestros clientes sobre las nuevas condiciones comerciales (extensión del plazo de pago, proyectaremos las cobranzas). Si no tenemos clientes recurrentes o con algún tipo de contrato sino, por el contrario, aleatorios o consumidores varios, agregaremos prudentemente unos días adicionales para proyectar la cobranza, a excepción que el negocio sólo funcione con ventas al contado.
Esa proyección de cobranzas la registramos en un nuevo cuadro, en la parte superior irán las cobranzas que acabamos de estimar, por semanas para el cálculo del mes y luego por meses para el resto del año.
Para el caso de los egresos (costos y gastos), haremos exactamente el mismo ejercicio. Listamos los costos y gastos de mayor a menor importancia y los identificamos con sus fechas de pago. Estos importes por pagar los incorporaremos al nuevo cuadro, considerando para el caso de los pagos a proveedores, las negociaciones en cuanto a plazo de pago que hemos logrado para las siguientes semanas y meses.
Es vital ver qué resultados obtenemos de restar los ingresos con los costos y gastos para tener claro en qué semanas o meses no tenemos saldos a favor y en qué meses sí los tendremos. Así podremos “guardar” ese dinero para los momentos en que no generamos suficiente caja.
Segundo punto: revisemos si las condiciones comerciales que ofrecemos a nuestros clientes son muy extensas. Puede que, de ser así, no podamos cubrir lo que negociamos con nuestros proveedores (plazo promedio de cobro mayor al de pago). Procuremos calzar los periodos de cobro con los periodos de pago para cumplir nuestras obligaciones y no tener la necesidad de recurrir al banco.
Igualmente, debemos procurar vender en la misma unidad monetaria (soles, dólares, euros) para evitar cambios de moneda, sobre todo en este entorno volátil. Si los pagos se realizan en soles, las ventas deben cobrarse igual.
Tengamos en cuenta las obligaciones financieras: no podemos dejar de reconocer y cancelar lo que en su momento negociamos con un banco. Lo peor que puede pasarnos en estos momentos es ser reportado como malos pagadores por alguna entidad financieras. Si realmente lo necesitamos, podemos negociar nuestros créditos (más detalle en la siguiente entrega).
Finalmente, no olvidemos que la SUNAT ha brindado facilidades para el pago del IR 2019, pero no de todos los tributos, como por ejemplo IR de 5ta, 4ta (que además se le descuenta a los colaboradores).
Este flujo de caja que hemos armado nos permitirá identificar en qué semanas o meses vamos a tener complicaciones de dinero y en cuáles no. Al igual que todos los cuadros anteriores, debe ser actualizado continuamente.
Es importante mencionar que esta es una herramienta que los bancos usan mucho para estimar la capacidad de pago de sus clientes, y tenerlo listo y preparado nos ayudará mucho para negociar desembolsos nuevos o ampliación de línea de crédito.
El flujo de caja es la herramienta más potente de los negocios. Nos permite ver cómo estamos gestionando operativamente la empresa y cuánto dinero generamos cada semana y cada mes. Ayuda a proyectar los incrementos de venta, inversiones, subir sueldos, ampliar instalaciones, y demás. Permite ver dónde debemos ajustar si es que tenemos gastos que pueden ser reducidos o eliminados y ajustar condiciones comerciales tanto de clientes como de proveedores.
