Ahora que ya hemos estimado los ingresos y la nueva demanda por bienes y/o servicios, sobre todo las cantidades, corresponde mirar cómo serán los procesos por los cuáles vamos a brindar estos. Primero hay revisar nuestro almacén: hay que verificar con cuántos recursos, materia prima y productos terminados contamos y para cuánto tiempo.
Es importante hacer esta primera revisión antes de definir los recursos que necesitamos y así no invertir de más, que es lo que más necesitamos en estos momentos.
En este paso, necesitaremos ponernos de acuerdo con nuestros proveedores en tiempos de entrega, precios y condiciones de pago. Seguramente, nuestros clientes nos pedirán lo mismo y debemos cuidar la caja.
Si el negocio utiliza insumos o materias primas, debemos revisar bien los vencimientos de cada uno y priorizar el uso de los próximos a vencer. Las cantidades de estos deben calzar con la demanda que hemos estimado para calcular nuestros nuevos ingresos. No hay que olvidar los tiempos de reposición por parte de los proveedores y así evitar dejar de atender y perder ventas.
Es importante brindar toda la información sobre la demanda de insumos, materia prima o recursos que vamos a necesitar para los siguientes días, semanas y meses a nuestros proveedores para que ellos también puedan organizarse y asegurar la atención de nuestras necesidades.
Por otro lado, hay que tener claros nuestros tiempos de procesamiento. Este es un punto crítico. Si rompemos la cadena de atención, nuestros clientes recurrirán al siguiente proveedor inmediato (es decir, la competencia), quien tendrá la posibilidad de ofrecer sus condiciones. Es vital llegar a un acuerdo y cumplir con nuestros clientes o, en todo caso, estimar correctamente nuestra oferta. Si no es así, perderemos lazos comerciales.
Una vez definida la necesidad de producción o preparación de nuestros bienes y/o servicios, debemos trazar un buen plan de producción, es decir, cuánto debemos producir por día, durante las siguientes semanas y meses, procurando que sea lo estrictamente necesario y no excedernos de un número que luego no podamos vender. Esto deberá revisarse todas las semanas, ajustando la proyección de demanda de nuestros clientes.
Luego poner en marcha el punto anterior, debemos definir cómo haremos llegar el producto o servicio al público. La demanda será muy alta, tanto en el traslado y/o transporte de mercadería o bienes para los productos, así como en el personal encargado de realizar nuestros servicios. Al igual que en el caso de los ingresos, debemos repetir este ejercicio todas las semanas y ajustar las necesidades sin olvidar coordinar adecuadamente con nuestros proveedores a fin de no romper la cadena de abastecimiento de nuestros clientes.
