Hasta ahora, hemos logrado ajustar los ingresos para las siguientes semanas y meses ante este nuevo escenario de crisis, y hemos revisado nuestro proceso productivo para atender dicha demanda. Para completar el análisis, revisamos los costos y gastos, los ordenamos de mayor a menor y los clasificamos en fijos y variables.
Ahora debemos armar el rompecabezas: debes juntar toda la información y ver los resultados que arrojan. Primero, debemos enfocarnos en el margen bruto (la utilidad bruta), considerando el cálculo del costo de venta (fijo y variable) ajustado.
Asimismo, al considerar los gastos de venta y de administración, lograremos obtener el margen o utilidad operativa. Dejaremos los cálculos a este nivel ya que luego incorporaremos los gastos financieros, que revisaremos en el capítulo de deuda financiera.
En este punto, y hasta este nivel de resultado, hay que tener claro si las proyecciones arrojan resultados positivos o negativos. Si son positivos, hay que calcular qué tan diferentes son de nuestra estimación inicial, es decir, durante el periodo pre-COVID.
Observar los resultados nos permitirá volver a revisar la proyección de ventas, así como la lista de costos y gastos que hicimos, y buscar algún ajuste adicional que sea necesario.
Si consideramos las proyecciones de las siguientes semanas y meses, vamos a poder recoger las variaciones de las estacionalidades de cada negocio y/o los ciclos que se presentarán durante el año. Así nos aseguramos una adecuada proyección, y tener un nivel de confiabilidad adecuado.
Se aconseja hacer una proyección para cada mes (con su propio resultado mensual) y luego, realizar una acumulada. Hacerlo de esta manera nos ayudará a saber en qué meses debemos poner foco para desplegar políticas comerciales (precio, cantidad, canales y condiciones comerciales) y tener claro en qué momento del año o en qué mes lograremos revertir los resultados adversos.
Como lo he comentado anteriormente, debemos hacer este ejercicio de manera regular, y ajustar lo que consideramos necesario.
Otro detalle, que le da más valor al trabajo realizado, es contrastar estas proyecciones con los resultados reales que se vayan presentando (mensuales y acumulados). Así, podremos efectuar los ajustes necesarios en caso de desviaciones significativas. Es importante tener ordenados los detalles de las proyecciones de ingresos, costos y gastos.
Esto nos servirá además para presentarnos en las diversas entidades financieras a las que tengamos que acudir para manejar nuestras finanzas los siguientes meses.
También, hay que saber calcular algunos ratios financieros e indicadores operativos, Estos son, por ejemplo, la cantidad de días de existencia, días de cobro y de pago promedio, tiempos de producción y de respuesta, etc. Con eso, llevaremos control de la operación de la empresa.
Además de los ratios e indicadores, ayudan mucho los gráficos de evolución de ventas, producción, costos, gastos, para hacer más intuitivo su desempeño (es más fácil entender un gráfico que un cuadro lleno de números).
Igual de importante es comparar los resultados reales no solamente con el nuevo presupuesto de ingresos, costos y gastos sino también con el año anterior y quizás hasta dos años antes, esto permite visualizar de mejor manera el comportamiento del negocio y poder prever acciones adicionales que el mercado pueda presentar, además puede servirnos de norte para hacer ajustes.
No hay que olvidar actualizar las proyecciones de venta, costos, gastos y recalcular el presupuesto para los próximos meses.
Seamos conscientes de nuestro negocio, ya que vemos cómo evoluciona a través de ratios e indicadores. Un presupuesto es la base para hacer un adecuado seguimiento y prever ajustes necesarios para lograr los resultados esperados. Sólo podremos lograr esto si tenemos el tiempo medido y la información correcta a nuestra disposición.
